ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ

hatályos 2018. május 25. napjától

ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ

1. BEVEZETÉS

A jelen Adatkezelési Tájékoztatóban bemutatjuk, hogy miként gyűjtjük és kezeljük az Ön személyes adatait. A Tájékoztató információt ad az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, a kezelendő adatok köréről, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosultak személyéről, az adatkezelés időtartamáról, az Ön adatkezeléssel kapcsolatos jogairól és jogorvoslati lehetőségeiről.

A jelen Adatkezelési Tájékoztatót úgy alkottuk meg, hogy az Európai Unió általános adatvédelmi rendeletének, a GDPR-nak (azaz az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről) és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvénynek, az Infotörvénynek való megfelelésünket szolgálja.

Fenntartjuk magunknak a jogot, hogy a jelen Tájékoztatót bármikor egyoldalúan módosítsuk. Természetesen az esetleges változásokról értesítjük az érintetteket a módosított Adatkezelési Tájékoztató hangveto.hu és csocsek.hu oldalakon történő közzététele útján. A felhasználó a szolgáltatásnak a módosítás hatálybalépését követő használatával elfogadja a módosított Adatkezelési Tájékoztatót. Az adatokat bizalmasan kezeljük, és megteszünk minden olyan biztonsági, technikai és szervezési intézkedést, mely az adatok biztonságát garantálja.

2. AZ ADATKEZELŐ

Hangvető Zenei Terjesztő Társulás Kft.
székhely: 1115 Budapest, Bartók Béla út 86. mfszt. 5.
Cg. 01-09-719984
www.hangveto.hu
e-mail: hangveto@hangveto.hu

A Hangvető Kft. elsősorban nép- és világzenei rendezvények szervezésével foglalkozik, mely tevékenység során rendszeresen kapcsolatba kerül a rendezvényeken fellépő művészekkel és azok menedzsereivel, a rendezvények beszállítóival, társrendezőkkel, szponzorokkal. A rendszeresen szervezett rendezvények az alábbiak: Budapest Ritmo Fesztivál, Budapest A Capella Fesztivál, Pont Fesztivál, WOMEX The World Music Expo, Csocsek Fesztivál. A HANGVETŐ Kft. emellett foglalkozik hangfelvételek kis- és nagykereskedelmével, és ezen tevékenység során webshopot is üzemeltet, ahol a beszállítókkal és a vevőkkel kerül kapcsolatba.

3. A KEZELT ADATOK

3.1. Adatkezelés a rendezvényszervezési tevékenység során

3.1.1. Művészek
A kezelt adatok köre: Az egyes fesztiválokon fellépni kívánó művészek általában maguk keresnek meg bennünket, jelentkezésükhöz hanganyagot vagy a hanganyag eléréséhez linket mellékelve. A velünk kapcsolatba kerülő művészek nevét (vagy a zenekar tagjainak neveit), esetenként a menedzserük nevét, kapcsolattartási e-mail címet, telefonszámot, bemutatkozó anyagot, kép- és hangfelvételt kezelünk.
Azon művészeknek, akikkel szerződést kívánunk kötni a rendezvényünkön való szereplés céljából egy Deal Sheet nevű adatlapot küldünk. A Deal Sheet az alábbi személyes adatokat tartalmazza: a művész nevét, annak a cégnek a nevét (székhelyét, adószámát, cégjegyzékszámát), amely a művészt képviseli a szerződéskötés során, ezen cég képviseletére jogosult személy nevét, e-mail címét, telefonszámát, a turnémenedzser nevét, e-mail címét, telefonszámát, az előadásban még fellépő egyéb művészek neveit, a művészek esetleges ételérzékenységét (catering ellátás igénye esetén). A Deal Sheet-tel egyidejűleg küldi el a művész szükség esetén a szállásfoglaláshoz és a repülőjegy vásárláshoz elengedhetetlen további adatokat: a nevét, lakcímét, születési helyét és idejét, anyja nevét, az útlevele számát.
A művészek fellépéséről az általunk szervezett rendezvényeken felvétel készül, képi és/vagy hanganyag formájában.
Minden esetben kapunk a művészektől promóciós anyagot, fotókat. Ez az anyag mindig tartalmazza a fotókat készítő fotós és az anyag összeállításában egyébként közreműködő szerkesztő nevét, amely adatot ily módon szintén kezelünk.
Az adatkezelés célja: Azon művészek esetében, akikkel nem kötünk szerződést, és nem lépnek fel a rendezvényeinken, de kérik az adataik kezelését, a tőlük a jelentkezésük keretében kapott anyagot tároljuk, abból a célból, hogy egy későbbi rendezvényünk fellépőinek kiválasztási folyamatába bekerülhessenek abban a reményben, hogy szerződést fogunk kötni egymással, és a rendelkezésre álló kapcsolattartói adatok alapján kapcsolatot tudjunk tartani egymással.
Azon művészek esetében, akiknek Deal Sheet-et küldünk az adatkezelés célja a szerződéskötés, a fellépés a rendezvényen, a fellépéshez kapcsolódó catering szolgáltatás megfelelősége (allergiás reakciók megelőzése), repülőjegy és szállásfoglalás, kapcsolattartás, szervezési kérdések egyeztetése.
A művészek fellépéséről készülő képi és/vagy hanganyag célja, hogy a rendezvényről készülő híradás vagy egyéb műsor anyagául illetve promóciós célt szolgáljon.
A promóciós anyagok célja a rendezvény és a fellépők megismertetése a közönséggel azok közzététele révén.

Az adatkezelés jogalapja: Azon művészek esetében, akikkel nem kötünk szerződést az adatkezelés jogalapját a művészektől kapott hozzájáruló nyilatkozat képezi.
Azon művészek esetében, akikkel a fellépésükre vonatkozó szerződést kötünk, adataik kezeléséhez a szerződéskötés és annak teljesítése adja a jogalapot, továbbá a megkötött szerződéshez kapcsolódó jogszabályi kötelezettségeink teljesítéséhez és annak igazolásához fűződő jogos érdekünk.
A művészek fellépéséről készülő képi és/vagy hanganyag adatkezelésének jogalapja a művészek hozzájárulása.

A promóciós anyagokhoz kapcsolódó szerzők nevének feltüntetését a szerzői jog is megkívánja, így ezen adatkezelések jogalapját a promóciós anyagokban a jogi kötelezettségünk teljesítése adja.
Az adatok továbbítása: A fellépő művészek adatait a szükséges mértékben továbbítjuk azoknak a partnereinknek, akik a rendezvények szervezésében közreműködnek: a szállás szervezőjének, a szálláshelynek, az utazás szervezőjének, a légitársaságnak, a társrendező cégnek. Az adatokat kizárólag olyan partnereinknek adjuk át, akik megfelelő garanciát nyújtanak az adatkezelés GDPR követelményeinek való megfelelését és az érintettek jogainak védelmét biztosító, megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására.

Az adatok törlésének határideje: Annyi ideig kezeljük az adatokat, ameddig azt számviteli, adóeljárási okok indokolják, azaz az utolsó bizonylat teljesítési idejét követő 8 évig (Számv. tv. 169.§ (2) bek.). Amennyiben a szerződéssel vagy annak teljesítésével kapcsolatosan jogvita alakul ki, az adatokat a jogvita időtartamára őrizzük meg.

Azon művészek esetében, akikkel végül nem kötöttünk szerződést, de akik az adataik kezeléséhez hozzájárultak, az adatkezelés időtartama 3 év, amely az adatkezeléshez való hozzájáruló nyilatkozat általunk történt kézhezvételét követő 3. naptári év június 30. napján jár le.

3.1.2. Konferenciák előadói és résztvevői
A kezelt adatok köre: Azon előadóknak és résztvevőknek, akikkel szerződést kívánunk kötni az általunk szervezett konferenciáinkon való előadás vagy részvétel céljából egy Deal Sheet nevű adatlapot küldünk. A Deal Sheet az alábbi személyes adatokat tartalmazza: az előadó nevét, annak a cégnek a nevét (székhelyét, adószámát, cégjegyzékszámát), amely az előadót képviseli a szerződéskötés során, ezen cég képviseletére jogosult személy nevét, e-mail címét, telefonszámát. A Deal Sheet-tel egyidejűleg küldi el az előadó vagy a résztvevő szükség esetén a szállásfoglaláshoz és a repülőjegy vásárláshoz elengedhetetlen további adatokat: a nevét, lakcímét, születési helyét és idejét, anyja nevét, az útlevele számát.

Az adatkezelés célja: A konferencia megszervezése, az előadók és a résztvevők megjelenése.
Az adatkezelés jogalapja: Azon előadókkal és résztvevőkkel való szerződéskötés és annak teljesítése adja a jogalapot, továbbá a megkötött szerződéshez kapcsolódó jogszabályi kötelezettségeink teljesítéséhez és annak igazolásához fűződő jogos érdekünk.

Az adatok továbbítása: Az előadók és résztvevők adatait a szükséges mértékben továbbítjuk azoknak a partnereinknek, akik a rendezvények szervezésében közreműködnek: a szállás szervezőjének, a szálláshelynek, az utazás szervezőjének, a légitársaságnak, a társrendező cégnek. Az adatokat kizárólag olyan partnereinknek adjuk át, akik megfelelő garanciát nyújtanak az adatkezelés GDPR követelményeinek való megfelelését és az érintettek jogainak védelmét biztosító, megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására.

Az adatok törlésének határideje: Annyi ideig kezeljük az adatokat, ameddig azt számviteli, adóeljárási okok indokolják, azaz az utolsó bizonylat teljesítési idejét követő 8 évig (Számv. tv. 169.§ (2) bek.). Amennyiben a szerződéssel vagy annak teljesítésével kapcsolatosan jogvita alakul ki, az adatokat a jogvita időtartamára őrizzük meg.

Azon előadók és résztvevők esetében, akikkel végül nem kötöttünk szerződést, de akik az adataik kezeléséhez hozzájárultak, az adatkezelés időtartama 3 év, amely az adatkezeléshez való hozzájáruló nyilatkozat általunk történt kézhezvételét követő 3. naptári év június 30. napján jár le.

3.1.3. Beszállítók, társszervezők
A kezelt adatok köre: A beszállítók és társszervezők esetében, akikkel együtt dolgozunk a rendezvényeink során, személyes adatkezelés a kapcsolattartó személyek neve, e-mail címe és telefonszáma, és elérhetőségének kezelése révén merül fel. A beszállítóinkat a korábban megtapasztalt kiváló együttműködés okán felkéréssel vagy ennek hiányában ajánlatbekérés alapján történő kiválasztással választjuk ki.

Az adatkezelés célja: A beszállítóinkkal és társszervezőinkkel való kapcsolattartás az erre a célra kijelölt alkalmazottaikon keresztül a szerződéseink teljesítése érdekében.

Az adatkezelés jogalapja: Azon beszállítók és társszervezők esetében, akikkel szerződéskötésre is sor kerül, maga a szerződés és annak teljesítése, a teljesítéssel kapcsolatos jogszabályi kötelezettségek betartása, a magas színvonalú, zökkenőmentes rendezvényszervezéshez és ezáltal a szakmai jó hírünkhöz fűződő jogos érdek képezi az adatkezelés jogalapját.

Azon beszállítónak jelentkezők esetében, akikkel nem kötünk szerződést, az esetleges személyes adatok tárolása az érintett hozzájárulásán alapszik.

Az adatok továbbítása: Kifejezett és előzetes hozzájárulás hiányában a beszállítóinkhoz és társszervezőinkhez kötődő kapcsolattartói adatokat nem továbbítjuk.

Az adatok törlésének határideje: Szerződött beszállítóink és társszervezőink kapcsolattartói adatait annyi ideig kezeljük, ameddig azt számviteli, adóeljárási okok indokolhatják, azaz az utolsó számla teljesítési idejét követő 8 évig (Számv. tv. 169.§ (2) bek.). Azon beszállítóink és társszervezőink esetében, akikkel végül nem kötöttünk szerződést, de akik az adataik kezeléséhez hozzájárultak, az adatkezelés időtartama 3 év, amely az adatkezeléshez való hozzájáruló nyilatkozat általunk történt kézhezvételét követő 3. naptári év június 30. napján jár le.

3.1.4. Vendégek, meghívottak
A kezelt adatok köre: Az egyes rendezvényeinkre meghívunk vendégeket, akiknek személyre szóló meghívót küldünk. Ilyen vendégek lehetnek közhatalmi vagy egyébként közismert személyek, szakemberek, a sajtó képviselői vagy cégünk partnerei. Ezen vendégek esetében a meghívott alábbi adatait tároljuk: név, cég vagy intézmény, betöltött pozíció, telefonszám, e-mail cím. Ezen személyek adatai az interneten, a munkahelyük gyanánt szolgáló intézmények tájékoztató anyagaiban, átadott publikus promóciós anyagokban fellelhetők, hiszen közismert személyekről van szó, akiknek célja, hogy elérhetőek legyenek.
Az adatkezelés célja: Reprezentációs célból és a jó kapcsolat ápolása érdekében adunk lehetőséget a működésünkkel valamiképpen kapcsolatba hozható személyeknek a tevékenységünk megismerésére.
Az adatkezelés jogalapja: A kapcsolataink ápolásához és a tevékenységünk megismertetéséhez fűződő jogos érdekünk. Meghívottjainkat tájékoztatjuk az adatkezelésről, és felhívjuk a figyelmüket arra, hogy az adatkezelés ellen tiltakozhatnak kérve az adatkezelés megszüntetését, az adataik törlését.
Az adatok továbbítása: Nem továbbítjuk ezeket az adatokat.

Az adatok törlésének határideje: Az adatkezelés időtartama 3 év, amely az adatkezelés megkezdésétől számított 3. naptári év június 30. napján jár le.

3.1.5. Honlapok, hírlevél küldése
A kezelt adatok köre: Az általunk üzemeltetett honlapon lehetőség van arra, hogy a nevük és e-mail címük megadásával hírlevél küldésére is feliratkozzanak az érdeklődők.
Az adatkezelés célja: Az általunk szervezett rendezvényekről, fesztiválokról szóló e-mail hírlevelek küldése az érdeklődők részére. A hírlevél küldésre történő feliratkozás esetén saját döntésünk szerinti gyakorisággal hírlevelet küldhetünk a feliratkozóknak.

Az adatkezelés jogalapja: az érintettek önkéntes hozzájárulása.
Az adatok továbbítása: Az adatokat nem továbbítjuk, azokkal a honlapjainkat üzemeltető szolgáltató kerülhet kapcsolatba. A hírlevél adatbázisunkat és a hírlevelek küldését a Mailchimp hírlevélküldő szolgáltatásával végezzük.

Az adatok törlésének határideje: A megadott adatokat mindaddig kezeljük, amíg az adatok ilyen célú felhasználását a feliratkozó érintett leiratkozással meg nem tiltja. A hírlevelet lemondani a hírlevél alján található leiratkozás linkre kattintva lehet. A személyes adatok törlésére, az erre irányuló kérés beérkezésétől számított 10 munkanapon belül kerül sor.

3.1.6. Online jegyértékesítés
A kezelt adatok köre: Egyes rendezvényeink esetében lehetőség van előzetes online jegyvásárlásra. Ilyen esetben a vásárló neve, e-mail címe a kezelt adatok. Amennyiben a vásárló áfás számlát is igényel, a számlakiállításhoz szükséges egyéb adatok (számla szerinti vásárló neve, címe, adószáma, e-mail címe) megadását is kérjük. Az adatszolgáltatás elmaradása esetén a jegyértékesítés meghiúsul.
Az adatkezelés célja: a weboldalon található online jegyértékesítés szolgáltatás nyújtásának biztosítása, a megrendelés, annak kiszolgálása, a vásárlás és a fizetés dokumentálása, a számviteli kötelezettség teljesítése. Az adatkezelés célja továbbá a felhasználó, mint jegyvásárló beazonosítása, valamint a megrendelt szolgáltatás teljesítése, a jegy és az azzal kapcsolatos értesítések kiküldése, a fizetés lebonyolításának lehetősége a fizetési szolgáltató segítségével, a fesztiválra történő beengedés szabályainak betartása.

Az adatkezelés jogalapja: a jegyértékesítési és fesztiválszervezési szerződés teljesítése, továbbá a jogos érdekünk a kapcsolódó jogszabályi és szerződéses kötelezettségeink teljesítése és annak igazolása érdekében.

Az adatok továbbítása: Az online jegyvásárlás során megadott személyes adatokat az online áruház szolgáltatást és az online fizetést biztosító, szerződéses partnereink is kezelik. Ezen partnereink: Zászlóshajó Kft. (A38 – értékesítési felület, székhely: 1117 Budapest, Irinyi József u. 36/C.), N-Ware Informatikai és Tanácsadó Kft. (Billzone – számlázás, székhely: 1139 Budapest, Gömb utca 26.), Barion Payment Zrt. (online fizetés, székhely: 1117 Budapest, Infopark sétány 1. I. épület 5. emelet 5.).
Az adatok törlésének határideje: Annyi ideig kezeljük az adatokat, ameddig azt számviteli, adóeljárási okok indokolják, azaz az utolsó bizonylat teljesítési idejét követő 8 évig (Számv. tv. 169.§ (2) bek.). Amennyiben a szerződéssel vagy annak teljesítésével kapcsolatosan jogvita alakul ki, az adatokat a jogvita időtartamára őrizzük meg.

3.1.7. Adatkezelés a webshop működése során
Webshopunk jelenleg nem üzemel.

3.1.8. Honlapjaink süti (cookie) kezelése
A kezelt adatok köre: azonosítószám, dátum, időpont, valamint az előzőleg meglátogatott oldal.
A testre szabott kiszolgálás érdekében a felhasználó számítógépén kis adat-csomagot, ún. sütit (cookie) helyezünk el, amelyet a későbbi látogatás során visszaolvas a rendszerünk. Ha a böngésző visszaküld egy korábban elmentett sütit, a lehetőségünk van összekapcsolni a felhasználó aktuális látogatását a korábbiakkal, de kizárólag a saját tartalmunk tekintetében.
A további részletekhez kérjük tekintse meg Sütikezelési Tájékoztatónkat az alábbi linken: ………………………….

Amennyiben Ön nem fogadja el a cookie-k használatát, akkor bizonyos funkciók nem lesznek elérhetőek az Ön számára. A cookie-k törléséről bővebb tájékoztatást az alábbi linkeken találhat:
Internet Explorer: http://windows.microsoft.com/en-us/internet-explorer/delete-manage-cookies#ie=ie-11
Firefox: https://support.mozilla.org/en-US/kb/cookies-information-websites-store-on-your-computer
Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=en

Az adatkezelés célja: a felhasználók azonosítása, egymástól való megkülönböztetése, a felhasználók aktuális munkamenetének azonosítása, az annak során megadott adatok tárolása, az adatvesztés megakadályozása, a felhasználók azonosítása, nyomon követése, webanalitikai mérések.
Az adatkezelés jogalapja: az érintettek önkéntes hozzájárulása.

4. AZ ADATOK TÁROLÁSA, ADATBIZTONSÁG

Számítástechnikai rendszereink és más adatmegőrzési helyeink a székhelyünkön és informatikai szolgáltatóinknál, valamint adatfeldolgozóinknál találhatók meg.

4.1. Papír alapú okiratok
Nagy mennyiségű írásbeli, papír alapú szerződéssel rendelkezünk. Ezeket az irodában tároljuk mappákba rendezve. Az újabb szerződéseink és egyéb okirataink szkennelve digitálisan is tárolásra kerülnek.

4.2. Zenei anyagok
Tevékenységünk során nagy mennyiségű zenei anyagot kapunk. Ezeket adathordozóra mentve, felcímkézve, kategorizálva tároljuk az irodánkban.
4.3. Informatika
A személyes adatok kezeléséhez a szolgáltatás nyújtása során alkalmazott informatikai eszközöket úgy választjuk meg és üzemeltetjük, hogy a kezelt adat:
a) az arra feljogosítottak számára hozzáférhető (rendelkezésre állás);
b) hitelessége és hitelesítése biztosított (adatkezelés hitelessége);
c) változatlansága igazolható (adatintegritás);
d) a jogosulatlan hozzáférés ellen védett (adat bizalmassága) legyen.
Az adatokat megfelelő intézkedésekkel védjük különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés, sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen.

A teljes munkavégzésünkhöz valamint irataink és napi munkavégzésünk adatbázis kezeléséhez a Google Drive-ot használjuk. Ezáltal minden dokumentumunkhoz biztosított a távoli elérés. A dokumentumaink védelmét a Google rendszere biztosítja, ideértve a GDPR-nak megfelelő adatvédelmet is. A munkavállalóink a Google Drive online elérése révén dolgoznak az irodában is. A Google Drive hozzáférése az illetékeseknek saját account révén, történik, amelyhez egyedi hozzáférési jogok rendelhetők. A tárolt könyvtárszerkezetünkről biztonsági mentést készítünk, amelyet külső adathordozón tárolunk.

Munkavállalóinknak céges mobiltelefont és telefonszámot biztosítunk. A partnerek, ügyfelek, beszállítók kapcsolattartóinak elérhetőségeit a telefonokon tároljuk. A telefonok az e-mail fiókok megtekintésére és levelezésre is alkalmasak, így az e-mail címeket és az e-mailen érkező adatokat is kezelik a jelen Adatkezelési Tájékoztatónak megfelelően.

Beléptető rendszert és kamerás megfigyelőrendszert nem alkalmazunk.

A honlapok, a webshop és a hírlevélküldés adatbázisait a Webonic Kft. (8000 Székesfehérvár, Budai út 14.; www.webonic.hu ) tárhelyén tároljuk. A Mailchimp rendszere maga tárolja a hírlevélküldéshez szükséges adatlistákat.

5. AZ ÉRINTETTEK JOGAI

Az érintettek az általunk kezelt személyes adataikhoz hozzáférni, azaz tájékoztatást kérhetnek különösen az adatkezelés köréről, céljáról, időtartamáról, az adatok forrásáról és az adatok megosztásáról, továbbá az adatvédelmi jogaikról. A tájékoztatás kérése ingyenes, ugyanarra az adatkörre vonatkozó újabb tájékoztatás kérés esetén azonban már jogosultak vagyunk költségtérítést kérni.
Amennyiben az általunk kezelt adatok nem felelnek meg valóságnak, az érintett kérheti az adatok kijavítását. Az érintett kérheti az általunk kezelt személyes adatai törlését vagy az adatkezelésünk korlátozását is feltéve, hogy ezt jogszabály nem korlátozza.
Amennyiben az adatkezelés a hozzájárulás alapján történt, az érintett a hozzájárulását bármikor visszavonhatja a jövőre nézve.
Az érintett az adathordozhatósághoz való joga keretében kérheti, hogy azönkéntes hozzájárulás alapján, vagy szerződés teljesítéséhez rendelkezésünkre bocsátott és kezelt személyes adatairól géppel olvasható és hagyományos formátumban másolatot adjunk illetve azt kérésére másik adatkezelőnek továbbítsuk.
Az érintett jogosult tiltakozni a személyes adatainak a mi jogos érdekünkben történő kezelése és felhasználása ellen.
Az érintett jogosult panaszt tenni az adatkezelésünkkel kapcsolatban. A hozzánk érkező panaszra a lehető leggyorsabban, de legkésőbb 30 napon belül válaszolni. Panasz tehető az illetékes hatóságnál is (Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, NAIH, cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c.; telefon: +36-1-391-1400; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu) vagy az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes bíróságon.

A Hangvető Kft. adatvédelmi politikája megfelel a GDPR elvárásainak